Il est crucial de bien archiver ses papiers pour mieux les retrouver plus tard. Une bonne organisation vous permettra d’économiser du temps, de l’énergie et de la patience. Voici ma méthode pour trier, ranger et archiver mes papiers.

Dans mon précédent article, je vous rappelais les documents qu’il fallait garder selon la loi ainsi que la durée maximum de conservation. Vous retrouverez ces informations en cliquant ici.

Comment archiver… et désarchiver ?

C’est le moment pour moi de reprendre mon gros classeur où je stocke tous mes documents de l’année et de sortir mes cartons d’archives de leurs placards. Je fais le tri de mes archives administratives chaque début d’année, après avoir reçu mon dernier relevé bancaire de l’année écoulée (vers le 15 janvier).

D’autres profitent du nettoyage de printemps pour s’y mettre. 

Comment de temps pour tout archiver?

La toute première fois que j’ai trié puis archivé tous mes documents, je me suis attaquée à plusieurs années administratives d’un coup. Cela m’a donc demandé de longues heures. J’ai toutefois procédé par étapes, à raison d’1 à 2 heures par jour, isolée dans ma pièce avec ma broyeuse à documents et une bonne musique.

Désormais, archiver une année de documents me demande au grand maximum 2 à 3 heures. Scanner les documents prenait beaucoup de temps, mais maintenant la plupart de mes factures et reçus sont électroniques : tout est plus rapide.

Ma méthode rangement :

D’un côté de ma pièce, j’ai mon classeur stockant tous les documents que j’ai accumulés pendant l’année qui vient de s’écouler. De l’autre, mes cartons d’archives. A partir de là, j’ouvre un premier carton et j’étale toutes mes pochettes d’archives sur le sol (en réalité, ce sont de vieilles enveloppes A4 de courriers reçus que j’ai recyclées en pochettes).

Sur chacune de ces pochettes, j’ai préalablement indiqué le nom des documents archivés (mutuelle santé « tartampion » de mon mari ; assurance maison de la compagnie « tartuffe » ; etc…) ainsi que les durées de conservation recommandées par nos impôts. 

Des cartons ou pochettes spécifiques ?

Selon sa méthode d’organisation ou son budget, chaque foyer a sa méthode de rangement. Les factures d’énergies sont dans des classeurs ou pochettes vertes, les documents fiscaux sont rangés dans du rouge, les fiches de salaire dans du blanc…

Que vous rangiez vos pochettes dans un classeur ou un carton d’archive, étiquetez la partie visible de ce dernier. Ainsi, lorsque vous ouvrirez votre tiroir ou votre placard, vous retrouverez plus facilement vos documents. Par exemple, toutes mes factures de la maison (énergies, assurances, garanties des appareils électroménagers, travaux) sont dans un carton “Frais Maison”. Le carton “Voiture” est juste à côté, puis les banques (relevés, crédits, …) et ainsi de suite.

Vous retrouverez le matériel nécessaire, neuf ou d’occasion (*) chez Ama’*, Cultura et Rakuten. Je brade moi-même quelques articles d’occasions que vous retrouverez en cliquant ici.

Tout est en place, je démarre :

Pour ne pas me noyer dans mes papiers, je traite mes pochettes unes à unes.

Commençons avec ma pochette de factures d’électricité. J’y retire les documents à désarchiver (+ de 5 ans d’ancienneté en France) pour les placer à côté de ma broyeuse. Ensuite, j’ouvre mon classeur et j’attrape tous les documents de l’année précédente. Je les rassemble par ordre chronologique, les scanne pour avoir une copie puis les relies entre eux avec une agrafeuse. De plus en plus de fournisseurs communiquent les factures par email ou à travers leur site. C’est l’occasion de les télécharger puis de les stocker sur une clé USB ou un CD de sauvegarde.

Ces étapes remplies, j’insère mes documents dans ma pochette d’archives. Ensuite, je range cette dernière dans son classeur d’archives et je renouvelle l’exercice avec les autres pochettes, une par une.

Normalement, tout à la fin, votre classeur de l’année ne contient plus aucun document et toutes vos pochettes sont à nouveaux rangées dans vos cartons d’archives.

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2 commentaires

  • Le Blog Bio - Zéro Déchet · 30 avril 2019 à 9 h 57 min

    Bonjour Ledé et merci pour vos questions.
    Chez la plupart de vos fournisseurs, vos archives de factures en ligne sont disponibles sur 1 à 2 ans. Je vous suggère alors de faire des copies de votre côté, à raison d’une fois par semestre ou par an. Parfois, mieux vaut avoir “trop” de données archivées que pas du tout.
    De même, lorsque vous fermez un compte, souvent, vous perdez l’accès à vos informations en ligne. Faites donc une copie sur votre ordi, clé USB ou autre avant de quitter votre fournisseur.
    J’espère avoir répondu à vos questions et vous avoir aidé dans votre démarche.
    Bon désencombrement ;-).
    Jessy

  • Ledé · 29 avril 2019 à 16 h 36 min

    Concernant des factures dématérialisées comme par exemple Free, edf (total énergie), eau… remboursement sécu et mutuelle, même les relevés de banque…en fait presque toutes …..
    Faut-il les télécharger pour les enregistrer sur un disque dur, clé usb ou bien peut-on faire confiance au site où tout est conservé dans notre compte?
    En cas de changement d’opérateur d’électricité ou de banque par exemple, l’ancien opérateur est-il tenu de nous garder nos archives ou bien faut-il tout télécharger avant qu’il ferme notre compte ?
    C’est vraiment ce qui me pose problème avec la dématérialisation !!!

    Merci d’avance
    Aude

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