Théoriquement, chacun de vos papiers administratifs (ou non) a une durée de conservation limitée. Vous conserverez certains d’entres eux seulement quelques mois et d’autres jusqu’à la fin. Qu’il s’agisse d’assurances, de documents bancaires ou autres, les règles du jeu sont, à chaque fois différentes. Grâce à mes quelques astuces de rangement, rangez, triez, stockez vos papiers et désencombrez vos placards par la même occasion.

Triez, rangez, conservez, stockez vos papiers administratifs (ou non)

Notre service des impôts (voir lien) détaille très bien les « dates de péremption » de chacun de nos documents et je vous suggère de vous y référer à chaque fois que vous en aurez besoin.

De même, avant de vous séparer de votre document « périmé », je vous recommande de les scanner et de les archiver numériquement sur un cd ou disque dur externe. Par exemple, des quittances d’assurance se conserveraient 2 ans mais peut-être vaut-il mieux conserver la preuve que vous avez toujours réglé vos paiements auprès de ces organisations.

Comment se retrouver dans vos papiers toute l’année ?

Je reviendrai en détail sur cette partie dans un futur article mais, pour le moment je vous suggère ma méthode :

  1. Trouvez-vous une boite où vous rangerez chaque semaine vos courriers et papeterie divers
  2. Munissez-vous d’un ou plusieurs classeurs où vous rangerez tous vos documents de l’année.
  3. Fixez vous un jour hebdomadaire pour traiter tous les documents dans cette boite. Si vous avez une facture à payer, inscrivez la date d’échéance sur votre agenda et rangez vos documents dans le classeur approprié. Un ticket de caisse, tenez votre compta à jour et rangez-le dans votre classeur ou une enveloppe des factures du mois.
  4. Faites en sorte qu’à la fin de votre tâche hebdomadaire, votre boite soit vide.

Comment réduire le nombre de papier à archiver ?

Dans un monde parfait, nous ne devrions pas archiver de papier du tout. Qui dit « papier », dit « arbre coupé » mais aussi « placée occupée » dans nos placards et tiroirs.

L’idéal serait alors de ne plus recevoir de documents papiers mais plutôt numériques. Ainsi, vous les stockerez directement dans un ordinateur, sur un cd ou une clé USB et tout le monde est ravi. Sauf que certains fournisseurs de service proposent des e-factures seulement si nous acceptons les prélèvements automatiques. C’est regrettable mais c’est ainsi.

Que faut-il archiver ?

Il faudrait archiver tous les documents ou dossiers – papiers ou numériques – qui ne sont plus en cours. J’entends par là des factures, tous les documents de votre voiture que vous avez vendue, des fiches de salaires et de retraite… de l’année écoulée.

Combien de temps faut-il archiver ?

Ces règles du jeu sont différentes d’un document à un autre et d’un pays à l’autre. Afin de vous simplifier la vie, vous trouverez toutes les informations de vos gouvernements respectifs en cliquant le nom de votre pays :

Service des Impôts (France)

Comment archiver…et désarchiver ?

Pour ma part, je fais le tri de dans archives administratives chaque début d’année, après avoir reçu mon dernier relevé bancaire de l’année écoulée (vers le 15 janvier).

C’est le moment pour moi de reprendre mon gros classeur de documents de l’année et de sortir mes cartons d’archives de leurs placards.

Voici ma méthode rangement :

D’un côté de la pièce, j’ai mon classeur stockant tous les documents de l’année. De l’autre, mes cartons d’archives. A partir de là, j’ouvre un premier carton et j’étale toutes mes pochettes d’archives (en réalité se sont des enveloppes A4 recyclées en pochettes) au sol.

Sur chaque de ces pochettes, j’ai préalablement indiqué le nom des documents archivés (mutuelle santé « tartampion » de mon mari ; assurance maison de la compagnie « tartuffe » ; etc…) ainsi que les durée de conservations recommandées par nos impôts.

Et là, c’est parti : j’ouvre, par exemple, ma pochette mutuelle santé « tartampion ». J’y retire les documents à désarchiver pour les mettre près de ma broyeuse. Ensuite j’ouvre mon classeur et j’attrape tous les documents de l’année précédente (autrement appelé N-1) de cette même mutuelle. Je les rassemble par ordre chronologique, les scanne puis les relis entre eux avec une agrafeuse. Ces étapes remplies, je les insère dans ma pochette d’archive. Ensuite, je la range dans son classeur d’archive et je renouvelle l’exercice avec les autres pochettes, une par une.

Normalement, tout à la fin, votre classeur de l’année de contient plus aucun document N-1 et toutes vos pochettes sont à nouveaux rangées dans vos cartons d’archives.

Que faire des vieux documents qu’il n’est plus nécessaire de conserver ?

La majeure partie du temps, vos « vieux » documents sont bon à jeter, sauf si vous décidez de les conserver « au cas où ».  Or, « bon à jeter » n’est pas forcément synonyme de « poubelle ». La plupart des documents que je reçois ne sont pas écrits « recto-verso ». Ceux-là seront mes futurs carnets de brouillon (ou bloc note) pour l’année. J’imprimerai sur certains mes documents Canva. Je couperai les autres en deux voire en trois, je les agraferai par lots avant de les stocker dans un tiroir. Ce dernier se videra progressivement durant les mois suivants. Les autres documents seront déchiquetés par ma broyeuse avant d’être recyclés par ma commune.

Pourquoi je les découpe avant ? Nous parlons ici de factures ou de courriers administratifs qui seront potentiellement lus par des tierces personnes. Par souci de confidentialité, je préfère utiliser les plis des courriers pour les découper, puis mélanger les feuilles et enfin les assembler par tas.

Depuis que j’utilise cette méthode, nous n’achetons ni cahier de brouillon ni bloc note. Ma méthode n’est peut-être pas complètement zéro déchet mais elle me permet de limiter au maximum mon gaspillage de papiers tout en réalisant des économies.

Et vous ? Quelles sont vos méthodes pour ranger, stocker et archiver vos papiers administratifs ? Partagez votre expérience avec les autres lecteurs à travers mes posts Facebook et Instagram.

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