Chacun de vos papiers administratifs (ou non) a une durée de conservation limitée. Certains se conserveront plusieurs mois et d’autres toute votre vie. Qu’il s’agisse de papiers d’assurances, de documents bancaires ou autres, les règles du jeu varient. Grâce à mes quelques astuces de rangement, je vous propose de trier, ranger et archiver vos papiers. Ainsi, vous les retrouverez plus facilement et désencombrerez votre maison par la même occasion. 

Triez, rangez, conservez, stockez vos papiers administratifs (ou non)

Le site des impôts de nos pays respectifs détaille très bien les « dates de péremption » de chacun de nos documents et je vous suggère de vous y référer chaque fois que vous le jugerez nécessaire.

De même, avant de vous séparer de votre document « périmé », pensez à les scanner puis à les archiver numériquement sur un cd ou un disque dur externe. Par exemple, des quittances d’assurance se conserveraient 2 ans, mais, au cas où, conservez la preuve que vous avez toujours réglé vos paiements auprès de ces organisations.

Comment se retrouver dans vos papiers toute l’année ?

L’idéal est de traiter votre courrier régulièrement. Voici ma méthode :

Tout d’abord, munissez-vous d’une boîte spéciale ainsi que d’un gros classeur. La boite accueillera comme un aimant l’équivalent d’une semaine de courriers ou autre papeterie que vous recevrez ou trouverez. L’objectif est de n’avoir aucun papier fugitif dans votre habitation. Le gros classeur rassemblera tous les documents d’une même année : factures, relevés bancaires, ordonnances médicales, quittances d’assurances…

Ensuite, fixez-vous un jour hebdomadaire régulier pour traiter tous les documents de votre boite. Chacun d’entre eux seront traités un à un. Par exemple, si vous avez une facture à payer, inscrivez la date d’échéance sur votre agenda et rangez vos documents dans votre gros classeur. Servez-vous des tickets de caisse pour tenir à jour votre comptabilité puis rangez-les dans ce même classeur ou une enveloppe des factures du mois. Les invitations ou évènements s’ajouteront à votre agenda avec une alerte appropriée pour ne pas oublier d’y répondre ou de s’y rendre.

Faites en sorte qu’à la fin de votre exercice hebdomadaire votre boite soit vide et que tous les papiers soient rangés, à leur place, dans votre classeur. Certains d’entre vous seront tentés de les glisser entre deux feuilles, pour mieux les faire tomber, voire les perdre plus tard (c’est du vécu).

Dans la mesure du possible, recyclez vos enveloppes ou vos papiers : vous retrouverez mes astuces en bas de cet article.

Comment réduire le nombre de papiers à archiver ?

Qui dit « papier », dit « arbre coupé » mais aussi « place occupée » dans nos placards et nos tiroirs, ainsi que « déchet » et « gaspillage ».

L’idéal serait alors de ne plus recevoir de documents papiers, mais plutôt numériques. Ainsi, vous les stockerez directement dans un ordinateur, sur un cd ou une clé USB et tout le monde, hormis la Poste, sera ravi. Certains fournisseurs de service proposent des e-factures seulement si nous acceptons les prélèvements automatiques. Personnellement, je trouve cela regrettable. 

Que faut-il archiver ?

Il faudrait archiver tous les documents ou dossiers  papiers ou numériques – qui ne sont plus en cours. J’entends par là des factures, les documents de votre voiture que vous avez vendue, vos fiches de salaires et de retraite… de l’année écoulée.

Combien de temps faut-il archiver ?

Ces règles du jeu sont différentes d’un document à l’autre et d’un pays à l’autre. Afin de vous simplifier la vie, vous trouverez toutes les informations de vos gouvernements respectifs en cliquant sur le nom de votre pays :

Service des Impôts (France)

Comment archiver… et désarchiver ?

Ce passage nécessite un nouvel article que vous retrouverez en cliquant ici.  

Que faire des vieux documents qu’il n’est plus nécessaire de conserver ?

La plupart du temps, vos « vieux » documents n’ont plus besoin d’être conservés, mais peuvent encore être réutilisés. Avant de vous communiquer plusieurs astuces dans un futur article, voici quelques méthodes assez simples : 

La plupart des documents que je reçois ne sont pas écrits « recto-verso ». Ceux-là seront mes futurs carnets de brouillon (ou blocs-notes) pour l’année. Je couperai les autres en deux voire en trois, je les agraferai par lots avant de les stocker dans un tiroir. Ce dernier se videra progressivement au fil des mois. Depuis que j’utilise cette méthode, nous n’achetons plus ni cahier de brouillon ni bloc-notes. Ma méthode n’est peut-être pas complètement zéro déchet, mais elle me permet de limiter au maximum mon gaspillage de papiers tout en réalisant des économies.

Les autres documents seront déchiquetés par ma broyeuse avant de les utiliser comme “paille” de protection dans mes cartons de livraison (j’envoie beaucoup de colis de livres en ce moment) ou d’être recyclés par ma commune.

Pourquoi je broie mes documents ? Parce que nous parlons de documents nominatifs pouvant être lus par des tierces personnes. 

Et vous ? Quelles sont vos méthodes pour ranger, stocker et archiver vos papiers administratifs ? Partagez votre expérience avec les autres lecteurs à travers mes posts Facebook et Instagram.

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